Juridische documenten
Privacyverklaring
Deze privacyverklaring legt uit hoe [Handelsnaam] (Matrix Planner) omgaat met persoonsgegevens. Het onderscheid tussen onze rol als verwerkingsverantwoordelijke en als verwerker is daarbij belangrijk.
1. Wie is waarvoor verantwoordelijk
Matrix Planner heeft twee rollen:
- Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die wij zelf verzamelen om de Dienst te laten werken en om ons bedrijf te voeren: accountgegevens, inlog- en beveiligingslogs, factuur- en contactgegevens (artikelen 2 t/m 4).
- Verwerker voor de gegevens die onze klant (een onderneming) in de planner invoert, zoals orders, producten, machines en planningen. Voor die gegevens is onze klant verantwoordelijk, en gelden de afspraken in de Verwerkersovereenkomst. Verzoeken van personen over die gegevens richt u aan de betreffende klant.
2. Welke gegevens wij verwerken en waarom
| Gegevens | Doel | Grondslag |
|---|---|---|
| Naam, zakelijk e-mailadres, rol, bedrijf | Account aanmaken en beheren, uitnodigingen, communicatie over de Dienst | Uitvoering overeenkomst |
| Wachtwoord (alleen gehasht) en gegevens voor tweestapsverificatie (versleuteld) | Veilige toegang | Uitvoering overeenkomst; gerechtvaardigd belang (beveiliging) |
| IP-adres, tijdstip, e-mailadres bij inlogpogingen, mislukte pogingen | Misbruik en aanvallen tegengaan, beveiliging, onderzoek van incidenten | Gerechtvaardigd belang (beveiliging) |
| Auditlog: wie wanneer welke handeling in de Dienst verrichtte | Verantwoording en beveiliging, ondersteuning bij geschillen | Gerechtvaardigd belang |
| Facturatie- en contactgegevens van de klant | Administratie, facturatie, wettelijke verplichtingen | Uitvoering overeenkomst; wettelijke verplichting |
| Berichten via contactformulier of e-mail | Vragen beantwoorden, support | Gerechtvaardigd belang; uitvoering overeenkomst |
| Technische foutinformatie | Fouten opsporen en verhelpen | Gerechtvaardigd belang |
Wij gebruiken uw gegevens niet voor marketing zonder toestemming en verkopen ze niet. Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen plaats; de planner levert voorstellen waar de klant zelf over beslist.
3. Bewaartermijnen
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Inlog- en beveiligingslogs (IP, e-mailadres) | 90 dagen |
| Auditlogs | 1 jaar |
| Back-ups | 14 dagen |
| Account- en klantgegevens | Gedurende de overeenkomst; daarna verwijdering conform de Verwerkersovereenkomst (binnen 30 dagen na einde) |
| Factuur- en administratiegegevens | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Contactberichten | Maximaal 2 jaar na afhandeling |
De bewaartermijnen voor planningen en jobs in de Dienst zijn instelbaar binnen vastgestelde grenzen en staan in de Dienst. Wettelijke bewaarplichten gaan voor.
4. Met wie wij gegevens delen
Wij delen gegevens uitsluitend met partijen die ons helpen de Dienst te leveren (subverwerkers), zoals hosting, objectopslag, e-mailverzending en foutmonitoring. Het actuele overzicht staat in Bijlage 1 van de Verwerkersovereenkomst. Daarnaast verstrekken wij gegevens aan derden als wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Waar een subverwerker buiten de EER werkt, zorgen wij voor een passende doorgiftegrond uit de AVG.
5. Beveiliging
Wij beschermen gegevens met versleutelde verbindingen, tenantscheiding per klant, gehashte wachtwoorden, verplichte tweestapsverificatie voor beheerders, beperking van inlogpogingen en logging. Bij een datalek volgen wij de meldplicht uit de AVG en de Verwerkersovereenkomst.
6. Uw rechten
U heeft het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid en bezwaar, voor zover wij als verwerkingsverantwoordelijke optreden. Stuur uw verzoek naar [Contact-e-mailadres]; wij reageren binnen een maand en kunnen u vragen om uw identiteit te bevestigen. Gaat het om gegevens die uw werkgever of opdrachtgever in de planner heeft ingevoerd, dan verwijzen wij u door naar die organisatie.
U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
8. Contact en wijzigingen
Verantwoordelijke: [Handelsnaam], [Vestigingsadres], KvK [KvK-nummer], e-mail [Contact-e-mailadres]. Wijzigingen in deze verklaring worden op deze pagina gepubliceerd; bij ingrijpende wijzigingen informeren wij klanten per e-mail.
Versie 1.0 — Vastgesteld op [Datum].